Sledovat

Přehled účtenek

V sekci Účty ve webové administraci Storyous se nic nenastavuje – slouží výhradně k přehledu a práci s údaji, které se automaticky synchronizují z pokladny po uzavření účtu. Najdete zde kompletní seznam všech účtenek, které jste na pokladně vystavili, včetně možností je filtrovat, kontrolovat, měnit typ platby a exportovat pro účetnictví. 

Ihned po otevření karty Účtenky se zobrazí tabulka s účtenkami za zvolené období. Každý řádek představuje jednu účtenku (nebo fakturu vystavenou z účtu).

Ukazatele přehledu

V přehledu účtenek se zobrazují zejména tyto sloupce:

  • Číslo účtu – jedinečný identifikátor účtu/účtenky.
    Pokud máte více pokladen, má každá z nich vlastní předčíslí účtenek, takže z čísla snadno poznáte, ze které pokladny účtenka pochází.
  • Vytvořeno – datum a čas, kdy byl účet na pokladně vytvořen a uzavřen (okamžik zaplacení účtu).
  • Konečná cena – celková částka účtu k úhradě včetně DPH.
  • Sleva – celková hodnota slevy uplatněné na daný účet (v korunách).
    Pokud na účet nebyla použita žádná sleva, zobrazí se hodnota 0,00 Kč.
  • Stůl – název stolu nebo účtu, pod kterým byl účet veden (např. Stůl 5, Bar, B2, případně speciální stoly jako Wolt u externích objednávek).
  • Obsluhoval – jméno uživatele, který účet uzavřel (číšník, provozní, majitel apod.).
  • Typ platby – zvolený způsob úhrady, například Hotově, Kartou, Stravenkou, Platba fakturou či jiné typy plateb podle vašeho nastavení. Jak na to naleznete v článku: Nastavení platebních metod.
  • Typ – typ dokladu, například Účtenka nebo Faktura.

Detail účtenky

Na konci řádku se nachází ikona (i) („Detail“), kterou otevřete detail účtenky. Stejně tak po kliknutí na číslo konkrétní účtenky otevřete detail účtu. Z detailu můžete účtenku také vytisknout a zobrazit její průběh.

  • Základní údaje o dokladu
    Číslo účtenky nebo faktury, datum a čas vystavení, obsluhu, typ platby, typ dokladu (účtenka / faktura) a u faktury také její číslo a další fakturační údaje.

  • Seznam položek na účtu
    Všechny produkty, množství, ceny, případné slevy, DPH a celkovou částku.

  • Historie (průběh účtu)
    Chronologický přehled toho, co se s účtem dělo – objednávky, přidání/odebrání položek, uplatnění slev, přesuny mezi stoly a samotné uzavření účtu. U faktur navíc informace o datu vystavení a splatnosti.

  • Tisk dokladu
    Vpravo nahoře najdete možnost doklad vytisknout (účtenku nebo fakturu). Díky tomu si můžete zpětně vytisknout účtenku například pro účetní nebo zákazníka, který si žádá duplikát.

Filtrování a vyhledávání účtenek

V horní části karty Účtenky najdete filtry a vyhledávání, abyste rychle našli konkrétní doklady:

  • Filtrování podle data:
    • Zvolte datum od – do, za které chcete účtenky zobrazit. Po potvrzení se tabulka zúží jen na účtenky z daného období.
    • Toto nastavení je důležité také při exportu (např. do FlexiBee/Pohody) – exportuje se právě období, které máte vybrané.
  • Filtrování podle způsobu platby:
    • Účtenky můžete filtrovat podle typu platby, například: hotově, kartou, platba fakturou, platba předem (např. Wolt, Foodora, pokud jsou propojeny se Storyous) nebo další typy, které jste si vytvořili v nastavení plateb.

  • Filtrování podle obsluhy a dalších parametrů

    • Podle dostupných filtrů můžete vyhledávat také:
      • Podle obsluhy – účtenky konkrétního číšníka/provozního.
      • Podle stolu nebo označení účtu – např. Stůl 12, Bar, Terasa.

      • Podle integrace – u integrací se používají speciální stoly.

    Pomocí filtrů tak můžete oddělit například jen externí objednávky zaplacené předem, které potřebujete předat účetní, nebo si rychle zobrazit účtenky konkrétní obsluhy.

Export účtenek do účetních systémů

Všechny účtenky z webové administrace můžete exportovat, abyste je předali účetnictví nebo zpracovali v externím systému:

  • Export do CSV: v sekci Účty → Účtenky je k dispozici možnost exportu všech účtenek za zvolené období do formátu CSV. Takový soubor otevřete například v Excelu a můžete ho dál zpracovat nebo poslat účetní.

  • Export do Abra FlexiBee: pokud používáte účetní systém Abra FlexiBee, můžete účtenky exportovat přímo v kompatibilním formátu. Do FlexiBee se exportují celé částky účtenek a odpovídající DPH, nikoliv jednotlivé položky. Podrobný postup najdete v článku: Export dat do účetního systému Abra Flexibee.

  • Export do Pohody: ze stejné sekce je možné účtenky exportovat také do účetního systému Pohoda (export vytvoří soubor v podporovaném formátu, který následně naimportujete v Pohodě). Funkce funguje podobně jako export do FlexiBee – nejprve nastavíte období a poté spustíte export. Podrobný návod najdete v článku: Export dat do účetního systému Pohoda.

  • Exporty (CSV, FlexiBee, Pohoda) slouží hlavně pro potřeby účetnictví a interní kontroly.

Tipy

  • Pokud byla na pokladně zvolena nesprávná platební metoda (např. hotově místo karty), je možné typ platby dodatečně změnit. Typ platby lze upravit v aplikaci v přehledu účtenek nebo později ve webové administraci v sekci Účty → Účtenky. To se hodí například při omylem zvolené platbě v hotovosti u skutečné platby kartou nebo při zpětné opravě účtu po chybě obsluhy.

  • Ve webové administrace můžete účtenku z tohoto přehledu také přímo stornovat nebo trvale smazat:
    • Storno účtenky – dostupné pro roli majitele a manažera. Účtenka zůstane v přehledu, ale je označená jako stornovaná a je zřejmé, že danou tržbu rušíte.
    • Smazání účtenky – dostupné pouze pro majitelskou roli. Účtenka se z přehledu úplně odstraní. Ikona pro smazání i storno se nachází vpravo na řádku dané účtenky.

    • Pokud stornujete platbu kartou, zrušení účtenky v administraci nevrací platbu na kartu.