Odpisy v systéme slúžia na úpravu stavu skladu tak, aby zodpovedal realite. Pri odpisoch sa zo skladových kariet odpočítajú vybrané suroviny, ale nevzniká žiaden predaj ani tržba – ide čisto o skladovú operáciu.
Odpisy využijete najmä v týchto situáciách:
- Pokazené alebo expirované suroviny – napríklad mäso po záručnej lehote, skysnuté mlieko, zvädnutá zelenina.
- Chyby a nehody – rozbité fľaše, rozliate nápoje, spadnuté jedlo a pod.
- Vnútorná spotreba – raňajkový bufet pre hotelových hostí, zamestnanecké jedlo, coffee break pre tím a pod.
- Vyrovnanie rozdielov pred inventúrou – dorovnanie skladu na reálny stav, ak sa objavili drobné odchýlky.
Cieľom je, aby stav skladu v systéme zodpovedal tomu, čo máte fyzicky na sklade, ale bez umelého navyšovania tržieb.
Vytvorenie odpisu skladových kariet
Odpisy nájdete vo webovej administrácii v sekcii Sklady → Odpisy. V hornej časti zvolíte sklad, s ktorým chcete pracovať (napr. Centrálny sklad, Bar, Kuchyňa) a v tabuľke vidíte zoznam všetkých odpisov vrátane dátumu a času, autora, hodnoty odpisu a počtu odpísaných položiek.
Nový odpis vytvoríte v troch krokoch:
- Kliknite na + Nový odpis – otvorí sa formulár nového odpisu.
- Vyberte sklad, dátum a čas (Teraz alebo V minulosti – najviac 45 dní dozadu) a podľa potreby doplňte kategóriu a poznámku.
- V časti Skladové karty pridáte položky, ktoré chcete odpísať, zadáte množstvo a potvrdíte tlačidlom Vytvoriť – odpis sa vykoná k zvolenému času a zobrazí sa v prehľade.
Odpis produktov a polotovarov
V odpise môžete pridávať nielen skladové karty, ale aj produkty a polotovary. Systém pri nich použije receptúru produktu alebo polotovaru a automaticky vypočíta, ktoré skladové karty a v akom množstve sa majú odpísať.
Dôležité: Produkty a polotovary nájdete iba v režime pridávania skladových kariet jednu po druhej. Vtedy sa pod sekciou Skladové karty zobrazí aj samostatná sekcia Produkty/Polotovary. Ak máte zapnutý režim výberu zo skladových kariet zo zoznamu, produkty ani polotovary sa v odpise nezobrazia a nie je ich možné týmto spôsobom vyhľadať. |
Ak potrebujete odpísať hotový produkt alebo polotovar:
- v pravom hornom rohu formulára odpisu prepnite režim na pridávanie skladových kariet jednu po druhej,
- v sekcii Produkty/Polotovary vyhľadajte požadovaný produkt alebo polotovar,
- zadajte množstvo,
- vytvorte odpis.
Pri takomto odpise systém automaticky rozpíše spotrebu podľa receptúry a odpíše príslušné skladové karty.
Export odpisov
Export do .csv spustíte v pravom hornom rohu prehľadu cez menu s tromi bodkami – po kliknutí zrolujte zoznam možností úplne dole a zvoľte Export do .csv.
Export do .csv sa hodí napríklad:
- pri podrobnej analýze odpisov v Exceli (napr. podľa kategórií, užívateľov alebo časových období),
- pri presune zásob medzi dvoma IČO alebo prevádzkami – export z jednej firmy použijete ako podklad pre naskladnenie v druhej,
Praktické tipy
Ak pravidelne odpisujete tie isté suroviny (napríklad každý deň na raňajkový bufet alebo pri dennej výrobe):
- vytvorte si najprv bežný odpis so všetkými položkami,
- v prehľade odpisov pri ňom kliknite na ikonu opakovania / kopírovania odpisu,
- otvorený odpis upravíte – podľa potreby zmeníte dátum, množstvá alebo pridáte ďalšie skladové karty,
- a opäť ho uložíte.
Takto ušetríte čas a zároveň máte konzistentne rovnaké položky pri každom opakovanom odpisovaní.
- Aby stav skladu dobre sedel, odporúčame robiť odpisy priebežne (napríklad raz týždenne), vždy ich spraviť pred inventúrou a v prípade zabudnutého odpisu doplniť zápis spätne – je možné ho vytvoriť až 45 dní dozadu pri správne nastavenom dátume a čase, sklad sa potom automaticky prepočíta.
- Pri analýze nákladov sledujte kategórie odpisov – rýchlo zistíte, kde vám najčastejšie vznikajú straty (pokazené suroviny, nehody, vnútorná spotreba).