Seznam kontaktů slouží k ukládání fakturačních údajů vašich zákazníků – zejména firem, kterým vystavujete faktury za firemní večírky, akce nebo jiné služby. Fakturační údaje (název firmy, adresa, PSČ, IČO/DIČ apod.) se vám pak při dalším vystavování faktur doplňují automaticky.
Kontakty využijete vždy, když:
- vystavujete zákazníkovi fakturu za večírek, firemní akci nebo jinou službu placenou na fakturu,
- potřebujete mít uložené fakturační údaje svých klientů na jednom místě,
- chcete rychle najít konkrétního zákazníka podle názvu firmy nebo adresy.
Při prvním vystavení faktury zákazníkovi se jeho fakturační údaje uloží do seznamu kontaktů. Při další fakturaci vám systém po výběru kontaktu automaticky doplní všechny údaje, takže je nemusíte vypisovat znovu.
Díky kontaktům:
- šetříte čas – údaje zákazníka zadáváte jen jednou, při dalších fakturách se vyplní automaticky,
- snižujete chybovost – správné IČO, DIČ a adresa jsou uložené v systému a nemusejí se přepisovat s chybou,
- máte přehlednou databázi klientů – všechny firmy a zákazníci jsou na jednom místě,
- můžete exportovat kontakty pro účetnictví nebo interní využití – seznam kontaktů si můžete stáhnout do CSV souboru.
Kontakty se do seznamu ukládají automaticky při práci na pokladně:
- při vytvoření faktury – v okně pro dokončení platby zvolíte možnost vystavit fakturu, vyplníte IČO a přes vyhledání v ARES doplníte údaje firmy. Po prvním vytištění faktury se údaje společnosti uloží mezi kontakty a při další fakturaci ji už jen vyberete ze seznamu. Podrobný postup najdete v článku Platba fakturou a nastavení bankovního účtu.
- při telefonických objednávkách – při vytváření telefonické objednávky zadáte jméno zákazníka, telefonní číslo a adresu doručení/převzetí. Tyto údaje se uloží k zákazníkovi, takže při dalším telefonátu stačí začít zadávat telefonní číslo a systém vám zákazníka nabídne z historie i s předvyplněným jménem a adresou. Více informací najdete v článku Telefonní objednávky a Storyous assistant.
Přístup k seznamu kontaktů
- Ve webové administraci přejděte do sekce Podniky v horní liště stránky.
- V levém menu vyberte možnost Kontakty.
- Zobrazí se tabulka se všemi uloženými kontakty včetně filtrů pro vyhledávání podle názvu firmy, ulice, PSČ, města nebo DIČ.
V seznamu kontaktů můžete:
- vyhledávat kontakt podle názvu firmy, adresy nebo DIČ pomocí filtrů nad tabulkou,
- použít kontakt při fakturaci – při vystavování nové faktury vyberete uložený kontakt a systém doplní jeho fakturační údaje,
- odstranit kontakt – ve sloupci Akce kliknete na ikonu koše u odpovídajícího kontaktu,
- exportovat kontakty do CSV – v pravém horním rohu seznamu použijete tlačítko tří teček a vyberete Export .csv.
Díky tomu máte jistotu, že všechny fakturační údaje vašich zákazníků jsou uložené přehledně, rychle dostupné při další fakturaci a připravené na export, když je potřebujete mimo systém.